圖書館數位學習中心: 如何使用Gmail合併列印批次寄送信件，收件者只看到自己的稱謂抬頭，甚至各自的附件

本篇來介紹如何利用Gmail合併列印功能，作到一次傳送多封郵件，而且是傳送個人化電子郵件給電子郵件通訊清單中的每位收件者（可作到不同人收到的附件也不同），也就是說收件方收到你寄的信件時，對方打開信件時，他/她不是你密件副本的對象，而且信件內文的稱謂是以他/她的名稱為開頭。方法很簡單，幾需幾個步驟就能輕鬆完成。

▼ STEP 1. 先將信件內容打成草稿，主旨打好，收件者空白不要填，內文開頭稱謂要打 <<name>>，見下圖，打好後可以按右上方叉叉或先這樣開著（讓這封信處於草稿狀態），我是用inbox by gmail，若你用gmail也是可以。

▼ STEP 2. 開啟一份新的試算表，在A1、B1欄位分別填入Email Address、name，這裡name就是STEP 1會用到的。

▼ STEP 3. 選 [外掛程式]，再選 [取得外掛程式]。

▼ STEP 4. 找到Yet Another Mail Merge（見圖第一支外掛），按藍色 [免費] 鈕進行安裝。

▼ STEP 5. 權限授予畫面，滑到下方的 [允許] 藍色按鈕，同意安裝。

▼ STEP 6. 安裝後試算表會有這個畫面，表示你的試算表已裝好這支外掛，免費版一天只能寄送50封合併列印，付費版本一天可達400封，年費24美金。這裡我們按 [Continue]

▼ STEP 7. 在 [草稿] 下拉選擇我們在STEP 1打好的草稿，我在STEP 1的主旨打「簡報寄送」，所以在此選它。

▼ STEP 8. 將 [寄件者名稱] 填好、如果你有多個gmail信箱，可在 [從此信箱寄出] 下拉選單選擇看要用哪一個帳號寄出。[追蹤郵件開啟情形] 可以追蹤對方是否有開啟信件這個動作，記錄會出現在STEP 2的試算表中。最後按藍色的 [寄出信件] 即可。

▼ STEP 9. 信件寄出，會顯示你今天還有多少免費合併信件的額度，右側 [Tracking] 追蹤記多少人開信，[Follow-up] 開始針對未開信的人再寄執行一次Yet Another Mail Merge，程式會建議你換個較吸引人的信件標題以吸引對方開信。

▼ 對方收到我寄送的信件，內文開頭稱謂就是「王小明」囉。

▼ 補充：回到STEP 2的試算表，此時Yet Another Mail Merge會主動新增C、D欄位，C欄記錄信件發送時間，下方是信件有無被收件者開啟的回傳值（儲存格右上方的備註會記錄信件被開啟次數，上次開啟是什麼時間），這裡顯示都被開啟了。D欄的 [Merge status] 是方便我們之後若要再利用這個試算表寄信出去時（打開這份試算表，選 [外掛程式] > [Yet Another Mail Merge] > [開始合併郵件]），只要打上0這個數字的連絡人，就不會在收信對象裡，也就是說他/她不會收到你的信。

除了使用<<name>>抓取試算表裡每個email的稱謂外，你還可以寄不同的附件給不同的連絡人，方法是先將附件傳到Google Drive空間，截取這支檔案的分享網址URL（可以選只允許該連絡人才能開啟這個附件）。

然後在STEP 2試算表新增「Attachment」欄位名稱。

接著在試算表新增「Mail Merge with Attachments」這支外掛，之後你在試算表執行Yet Another Mail Merge時，在追蹤郵件開啟狀況的下方會多「Attach file in column 'Attachment' to emails sent」，就可以針對不同連絡人寄不同的附件了。