圖書館數位學習中心: 線上會議掌握2大重點，讓形象更加分！

參考書目：魅力領導學

線上會議掌握2大重點，讓形象更加分！

摘要

疫情在家上班，該如何掌握會議內容，讓線上會議更精準、更有效率?
善用形象策略，用視覺與聽覺發揮影響力，為自己也為公司形象加分。

一場線上會議的正式程度並不亞於傳統的實體會議，且需要的謹慎程度甚至比實體會議更高。原因有二：第一，當用到的感官種類愈少時，該感官就會愈敏銳。在線上溝通的情境中，五感只剩下「視覺」與「聽覺」兩種感官，這兩種感官所感受到的訊息強度會被放大，所以你更需要格外留意自己所傳遞出的視覺訊息與聽覺訊息。

第二，人與人實際碰面就會自然建立連結，而線上會議少了「見面三分情」的潤滑，所以溝通上需要更專注、更精準，更需要有意識地注意良好且專業的線上會議禮儀。以下，就讓我們分別從「視覺訊息」與「聽覺訊息」兩個面向，來探討如何善用形象技巧，讓線上會議更順暢有效率：

》視覺訊息：好畫面，讓溝通事半功倍

在會議開始之前，請先檢視自己在鏡頭前的樣子，確定畫面是你想要的。並進行以下重點確認：

形象 : 建議你將線上會議視為實體會議，比照平日在辦公室的穿著。如果是公司團隊一起參與外部線上會議，不妨可事先約定Dress Code，這會讓你們同框時看起來就像是一個團隊，達到「1＋1＞2」的效果。

》聽覺訊息：善用溝通讓討論更聚焦

聽覺，是一種「被動」的感官感受。當我們面對不悅耳的聲音時，耳朵是連關都關不起來的！此外，光是「聽」了，也不等於「聽到」了，更不等於「聽懂」了。因此，在線上會議的情境中，為了加快大家「聽→聽到→聽懂」的處理路徑，你需要透過以下方法，讓自己的聽覺訊息盡可能地清晰而容易理解：

確保收音品質 : 如果收音的品質不好，無論你的內容再怎麼精彩，對方也無法聽下去。而影響收音品質的因素：收音環境、麥克風品質、音源與麥克風之間的距離。若有上述問題，一定要設法排除。
發言錯開，避免干擾 : 我常到各家廣播電台上節目，也觀察到一些錄音的潛規則，其中之一就是主持人與來賓不能同時安靜，也要避免同時講話，以免互相干擾。在線上會議中，我們也可以比照辦理。此外，為了讓大家都能聽清楚，你的語速需要比平時慢一點、發音咬字需要比平時更清晰。
善用破冰創造連結 : 線上會議少了實際接觸的機會，所以需要「破冰」，以創造出更融洽的會議氣氛。最基礎的方法是介紹「每一位」參與人員，並請被介紹到的人出聲打招呼。如果會議進行中臨時加入新的成員，也要特別說明。總之，每一位在場的人都需要親自出聲打招呼，如此會有助於建立信任感，確保會議的順暢進行，每次發言之前，都要先「自報名號」再進行發言，才不致混淆或誤解。

》會議內容：多做確認更對焦

線上會議和實體會議相同，在內容的準備上都有既定的嚴謹度，例如議題設定、資料呈現、報告方式、流程掌握等，然而在線上會議的情境中，我們還是需要特別留意：

提前預約且準時參與 :線上會議需要提前預約，同時事先以文字清楚寫明討論重點、議程，且需要有人在會議前再度提醒，確保大家準時上線。特別提醒：在線上會議遲到時，對對方造成的不悅感，會比面對面會議來得更多！
確認文件版本 : 你可能也遇過這樣的情況：會議開始後，大家為了某個圖表爭論不休，最後才發現彼此的文件版本根本就不一致。因此，一定要養成習慣，在發送會議通知時就提供必要文件；如果之後有更新的文件版本，則需要在會議一開始時再度確認文件版本，如此可大幅節省會議時間、強化溝通效率。
提供視覺輔助 : 在資訊彙整的偏好上，有些人偏視覺型，有些人偏聽覺型；而線上會議的討論多靠話語進行，對偏好視覺型的人來說不容易抓住重點、聚焦理解。因此，可將大家提出的論點用文字或圖表快速記錄下來，並透過鏡頭或線上白板的方式與其他人共享，有效地讓討論更聚焦。
做重點總結 : 最後，就是做總結。一般而言，在會議結束時做重點總結是主持人的權利與義務，但是若主持人未做總結，你也可以主動做總結確認。

總結主要包含：
1.會議結論
2.行動清單（接下來要做什麼事？誰負責？如何檢驗完成？）
3.敲定下次會議時間

當你的團隊嫻熟線上會議，不僅能讓討論更精準有效，無形中更能傳遞出「這個團隊很敏捷、跟得上時代脈動」的印象，對公司形象的助益不可謂不大，讓良好的線上會議禮儀成為你們的共同語言！

《魅力領導學》

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